چگونه حسابداری یک شرکت را انجام دهیم؟ این عنوانی است که برای هر تازه وارد در امر حسابداری تا هر مدیر حسابداری ممکن است پیش بیاید. برای انجام حسابداری به صورت دقیق و بررسی امور مالی یک شرکت ما نیاز به بهترین نرم افزار مدیریت هزینه ها داریم، چرا که حسابداری هر شرکت به عنوان یکی از پر اهمیت ترین بخش ها شناخته می شود و از طرفی استفاده از نرم افزار ها به ما کمک میکند که بتوانیم تحلیل دقیق تری از شرایط مالی کسب و کار داشته باشیم، گزارش های قانونی مربوط به امور حسابداری را ساده تر تنظیم کنیم، خطاهای انسانی را در امور حسابداری به حداقل برسانیم .پس دانستن اینکه چگونه حسابداری یک شرکت را انجام دهیم؟بسیار کاربردی و مهم است.
به طور کلی مدیریت هزینه ها باعث افزایش بهره وری حسابداران می شود. از همین رو ما در این مقاله از گروه نرم افزاری یک آن قصد داریم تا ویژگی های یک نرم افزار مدیریت هزینه ها که باید هنگام انتخاب به یاد داشته باشید را با شما در میان بگذاریم و تا حدودی به شما آموزش دهیم که چگونه حسابداری یا شرکت را انجام دهیم.
ویژگی های نرم افزار مدیریت هزینه ها
ویژگی های نرم افزار مدیریت هزینه ها یا نرم افزار حسابداری که در ادامه این قسمت خدمت شما عرض می کنیم، عبارت است از امکاناتی که یک نرم افزار حسابداری در اختیار شما قرار می دهد تا بتوانید با استفاده از آن به بهترین نحو امور مربوط به مدیریت هزینه های خود را انجام دهید.
•تناسب قیمت با امکانات
نرم افزار های مدیریت هزینه حرفه ای امکاناتی را در اختیار شما قرار می دهند که با استفاده از آنها می توانید مدیریت امور مالی خود را به دست بگیرید، هرچقدر این امکانات بیشتر باشد و قسمت های بیشتری را از کسب و کار شما را پوشش دهد، نیاز های بیشتری از شما برطرف خواهد شد. اما نکته‌ای که در این میان باید به یاد داشته باشید این است که آیا هزینه ای که برای این نرم‌افزار پرداخت می کنم با توجه به امکانات آن ارزشش را دارد یا خیر.
• کاربر پسند و سادگی نرم افزار
از آنجایی که نیروهای شما در قسمت های مختلف شرکت از نرم افزارهای حسابداری استفاده می‌کنند، باید این نکته بسیار مهم را به یاد داشته باشید که کار کردن با نرم افزار شما برای کارمندان در سطوح مختلف شرکت باید ساده باشد. از طرفی حسابداران نیز باید بتوانند که به سرعت با نرم افزار کار خود را شروع کنند و بر روی کار کردن با آن مسلط شوند.
• داشتن خدمات پس از فروش با کیفیت و پشتیبانی فنی
یکی از مهمترین ویژگی های یک نرم افزار حسابداری و به طور کلی سایر نرم افزارهای مورد استفاده در شرکت ها، پشتیبانی و خدمات پس از فروش آن است. شرکتی که نرم افزار را از او خریداری می کنیم باید با پاسخگویی به مسائل مختلفی که برای حسابداران پیش می آید، استفاده از نرم افزار را برای آنها ساده کند. همچنین شما به عنوان خریدار نرم افزار باید مطمئن باشید که افراد متخصص برای برطرف سازی مشکلات شما همیشه در دسترس هستند و به شما کمک می کنند. خدمات پس از فروش با کیفیت یک شرکت توسعه دهنده نرم افزار های حسابداری باید به گونه ای باشد که شما بتوانید با مراجعه حضوری، پاسخگویی تلفنی، پاسخگویی آنلاین و… پاسخ سوالات خود را بگیرید همچنین خدمات آموزشی در خصوص استفاده از نرم افزار باید به صورت کامل و درست در اختیار شما قرار گیرد.
• امنیت داشتن اطلاعات مالی
در هر شرکتی که اطلاعات مالی دارای اهمیت بسیار زیادی هستند و شدن این اطلاعات می‌تواند آسیب‌های زیادی به شرکت شما وارد کند. به همین دلیل گفته می شود یک نرم افزار مدیریت هزینه های مناسب و درست باید بتواند امنیت اطلاعات شما را تضمین کند. برای اطلاع پیدا کردن از این مورد شما می توانید نظرات سایر استفاده کنندگان از نرم افزار را مطالعه کنید.
• قابلیت گسترش نرم افزار
همه کسب و کارها با هدف پیشرفت و توسعه شروع به کار می کنند و به دنبال رشد مالی، افزایش میزان فروش یا افزایش پرسنل هستند، به همین دلیل گفته می شود بهترین نرم افزار حسابداری باید بتواند در مراحل مختلف کسب و کار شما کارایی و پاسخگویی خود را حفظ کند به عنوان مثال در صورتی که تعداد پرسنل های شما افزایش یافت پاسخگویی وضعیت فعلی شما باشد. برای انتخاب چنین نرم افزاری شما باید دید طولانی مدت داشته باشید و به صورت تقریبی از اهداف خود در بلندمدت آگاه باشید تا با یک بار خرید نرم‌افزار، بتوانید مدت زیادی را با خیال راحت به استفاده از آن نرم افزار بپردازید.
•سازگاری نرم افزار باید با کسب و کار
هر کسب و کار دارای روندهای کاری برای انجام امور مربوط به حسابداری، بازرگانی، خدماتی و… است. به همین دلیل شما باید این نکته را به یاد داشته باشید که نرم افزار مورد نظر شما برای انجام امور حسابداری باید بتواند موضوعات مختلف مربوط به کسب و کار شما را به صورت کامل پوشش دهد.
• به روز بودن نرم افزار
از آنجایی که استانداردهای مربوط به حسابداری و قانون های مربوط به این عرصه در حال تغییر است، نرم افزارهای مورد استفاده در این قسمت ها باید با این تغییرات همراه شوند و بتوانند که قوانین و مقررات وضع شده را بر روی عملکرد نرم افزار پیاده سازی کنند. زبان ساده نرم افزار حسابداری مناسب باید یک تیم برنامه نویسی نرم افزار قوی داشته باشد و بتواند نیازهای شما را با توجه به موارد قانونی در این عرصه، برطرف کند.
• یکپارچه بودن
یک پارچه یک نرم افزار به شما کمک می کند تا اطلاعات به شکل منظم و منسجم ثبت گردد و در نتیجه نیاز نداشته باشید که یک کار را دوباره انجام دهید، همچنین این کار به شما کمک می کند تا اطلاعات را به صورت کامل تری جمع کرده و به آن دسترسی داشته باشید.
داشتن ظاهری مناسب
یکی از مهم ترین بخش های نرم افزار ویژگی های گرافیکی یا بصری آن است که باعث می‌شود حسابداران بتوانند گزارش‌های خود را به صورت شکیل‌تر و زیباتر در اختیار مدیران بالادستی قرار دهند. این کار باعث می شود روابط بین حسابداران و مدیران ارشد در یک سازمان راحت در چه شکل گیرد و همچنین مدیران شرکت و توانند گزارش های خود را به صورت زیباتر و قابل فهم تر در اختیار داشته باشند.
• دادن گزارش های کاربردی و تحلیلی
در دنیای امروزی کسب و کارها رو به دیجیتال شدن پیش می رود، اطلاعات جایگاه بسیار مهمی دارد و مدیران می توانند با افزایش آگاهی در زمینه های مختلف مربوط به شرکت تصمیم های درست تری بگیرند. دسترسی داشتن به اطلاعات مختلف باعث می شود که شما بتوانید نقاط ضعف و قوت خود را بهتر بشناسید و به این صورت برنامه ریزی‌های دقیق تری راه برای آینده پیش رو انجام دهید.
