آموزش جمعداری اموال در این مطلب توضیح داده شده است.
جمعدار اموال کیست؟
جمعدار اموال کیست؟شاید اولین سوالی که در آموزش جمعداری اموال برای شما پیش آمده است همین باشد. جمعدار اموال کسی است که مسئولیت رسیدگی به اسناد، نگهداری از آنها، انجام محاسبات مربوطه، محافظت از اموال سازمان، به روز رسانی اسناد و ارائه آن به مدیران موسسه یا شرکت را بر عهده دارد. به صورت اصولی جمعدار اموال باید فردی جدا با مسئولیت جدا از انباردار باشد. متاسفانه در اکثر شرکت ها برای پایین آوردن هزینه ها و دستمزد، جمعداری و انبارداری را به یک نفر می سپارند. این فرد زیر نظر امور اداری یا امور مالی مشغول به فعالیت می‌باشد. در ادامه این مطلب از سایت یکان به آموزش جمعداری اموال به صورت خلاصه می پردازیم.
دستورالعمل جمعداری اموال
دستور العمل جمعداری اموال شامل موارد و بند های مختلفی است که عبارتند از:
- تنظیم گزارش و ارائه صورت جلسه برای اموالی در اثر حوادث مختلف خسارت دیده اند.
- تهیه لیست اموال اسقاطی در پایان هر سال و انجام امور مربوط به حذف اموال از رده خارج یا اسقاطی
- ثبت اطلاعات مربوط به جابجایی اموال بین واحدهای مختلف و ثبت تغییرات انجام شده روی اموال
- تهیه و تنظیم لیست اموال متمرکز در اتاق ها و قسمت های مختلف
- ثبت کردن مشخصات اموال در سیستم رایانه ای با توجه به طبقه بندی اموال
- ثبت اطلاعات و مشخصات مربوط به اجناس خریداری شده.
- نصب برچسب روی اجناس و تجهیزات خریدرای شده.
- تنظیم فرم حواله اموال و اختصاص شماره به اموالی که مصرف نمی شوند.
آموزش جمعداری اموال دولتی
آموزش جمعداری اموال دولتی یکی از سرفصل های مهم در ادارات دولتی است. متنوع بودن اموال و حجم وسیع عملیات مربوط به اموال باعث شده سیستم اموال دولتی از سیستم های دیگر متمایز شده و مشخصات منحصر به فردی پیدا کند. به همین جهت با جمعداری اموال می‌توان ضمن نگهداری سوابق اموال، برای ثبت سوابق مالی در وقت و هزینه صرفه جویی کرد. در سازمانها وزارتخانه های دولتی برای ثبت و نگهداری اموال از ذیحسابان و مدیران مالی استفاده می کنند در حالی که در شرکت های خصوصی این وظیفه معمولا به عهده انباردار است.
آموزش جمعداری اموال ثبت شده
در ادارات دولتی مهم ترین اقدامات در تجمیع اموال، استفاده از فرمهای طراحی برای ثبت و کنترل اموال ادارات است. اگر اطلاعات فرم ها كامل و به موقع ثبت شده باشند، امكان هر نوع گزارش دهی و كنترل خواهند داشت. بنابرایین سیستم جمعداری اموال برای ثبت و پیگیری کالاها و روند در گردش اموال نه تنها در ادارات دولتی بلکه در شرکت های خصوصی در حال رشد هم مهم خواهد بود و در آینده مانع بروز مغایرت ها در موجودی کالاها و دفاتر ثبتی خواهد بود.
آموزش شماره گذاری اموال
آموزش شماره گذاری اموال با شماره گذاری اموال شروع می شود. منظور از شماره گذاری اموال اختصاص شماره های منحصر به فرد روی یک برچسب یا پلاک به دارایی های یک سازمان می باشد. این کار مانند مشخص کردن یک کد ملی و شماره شناسنامه برای همه ساکنین یک کشور است منتها با این تفاوت که در اینجا اموال به عنوان ساکنین شناخته می‌شوند و باید برای آنها پلاک کوبی و برچسب گذاری شود تا در شرایط مختلف دسترسی شناخت و پیگیری موارد مربوط به اموال مختلف برای شرکت راحت تر باشد. به طور کلی پلاک برچسب گذاری اموال و دارایی ها در هر قسمت از شرکت دارای دو هدف اصلی است: طبقه بندی و دسته بندی اموال مختلف.
طبقه بندی دارایی های ثابت
طبقه بندی دارایی های ثابت خود به طور کلی به سه دسته تقسیم می شود. در ادامه آموزش جمعداری اموال، این دسته ها را برای شما توضیح می دهیم:
- دارایی های ثابت مشهود: یکی از مهم ترین دسته بندی هایی که برای دارایی های ثابت در نظر گرفته می شود، دارایی های ثابت مشهود است. در یک شرکت به عنوان مثال اموال اجاره شده، اثاثیه و وسایل ساختمان، ماشین آلات و تجهیزات کارخانه، کل ساختمان و زمین بخشی از این دسته می باشند.
- سرمایه گذاری های بلند مدت: به دارایی هایی گفته می شود که جنبه غیر عملیاتی در تولید کالا و روند خدمت رسانی شرکت دارند، اما می توانند برای شرکت سودآور باشند. مانند سرمایه گذاری در بورس اوراق بهادار و یا سرمایه گذاری در سهام سایر شرکت ها.
- دارایی های نامشهود: دارایی های نامشهود به طور کلی فاقد ماهیت فیزیکی هستند، اما از آن جهت ارزشمندند که حقوق و امتیازی را برای مالکان خود به همراه می آورند.
شرح وظایف امین اموال
امین اموال در هر شرکت یا سازمان دارای وظایف زیادی است و ممکن است که این وظایف در شرکت های مختلف با هم کمی تفاوت داشته باشد. اما مهمترین و پایه ترین وظایف امین اموال عبارتند از:
- انطباق کالا های ورودی، خروجی، تحویل گرفته شده و به طور همه کالاهای وارد یا خارج شده به انبار با لیست اموال
- کنترل کالاها از نظر کمیت و کیفیت
- صدور رسید و قبض انبار
- زدن برچسب یا پلاک روی اموال
- بررسی اطلاعات مربوط به جابجایی کالاها و کنترل اموال
- انجام عملیات تحویل دادن و تحویل گرفتن تجهیزات و کالاها و گرفتن امضاهای لازم
- بررسی موجودی انبار و به روز رسانی فرم های مخصوص به صورت 6 ماهه
البته گفتنی است که هر شرکت دارای روند انبار داری مخصوص خود است و همین ممکن است که به وظایف امین اموال اضافه کند. در هر حال نرم افزار اموال زیادی به وجود آمده است که با مقایسه آنها می توانید گزینه مناسب شرکت یا سازمان خود را انتخاب نمایید.