اتوماسیون اداری چیست؟ اتوماسیون اداری که ممکن است گاهی به آن خودکارسازی اداری نیز بگویند، مجموعه ای از روش های کاری با استفاده از نرم افزار و سخت افزارهای رایانه ای است که برای مبادله، بازیابی و ذخیره اسناد به کار می روند. به زبان ساده تر سیستم اتوماسیون اداری به سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتری گفته می شود که وظیفه آن جمع آوری، ذخیره و یا ارسال پیام های الکترونیکی به داخل سازمان یا بیرون از سازمان و ایجاد هماهنگی بین بخش‌های مختلف یک شرکت است. در این مطلب از گروه نرم افزاری یکان ما قصد داریم درباره اینکه اتوماسیون اداری چیست کمی صحبت کنیم و شما را با آنها بیشتر آشنا کنیم، پس با ما همراه باشید.
تاریخچه اتوماسیون اداری
تاریخچه اتوماسیون اداری به دهه پنجاه میلادی بازمی‌گردد. در آن زمان موسسات و یا کارخانه ها سیستم اتوماسیون یا همان سیستم اتوماتیک سازی را به عنوان یک وسیله بسیار کارآمد برای دسترسی به سود دهی و بهره وری بیشتر می شناختند. البته گفتنی است که این رشته به شکل امروزی و تا این حد پیش نرفته بود و نهایت استفاده از سیستم اتوماتیک برای پردازش داده ها در امور حسابداری بوده است. تا اواسط دهه ۶۰ میلادی استفاده از سیستم اتوماسیون به بخش حسابداری محدود می‌شد اما کم کم با پیشرفت تکنولوژی و اختراع رایانه های جدید، شاهد این بودیم که رایانه ها با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می کردند و همین باعث ظهور روش های جدید تری برای معرفی تجهیزات جدید شد.
در همین راستا اولین ماشین اتوماتیک در سال ۱۹۶۴ توسط موسسه آی بی ام ساخته شد؛ این دستگاه یک ماشین تایپ سلکتوری بود که می توانست به صورت اتوماتیک حروف ضبط شده بر روی یک نوار مغناطیسی را تایپ کند. روال پیشرفت اتوماسیون اداری تا سال ۱۹۹۰ با روند تقریبا کندی پیشرفت کرد اما بعد از آن این پیشرفت سرعت بیشتری به خود گرفت و کم کم به جایگاهی که امروز می بینیم، رسید.
ویژگی های اصلی سیستم اتوماسیون اداری
ویژگی های اصلی سیستم اتوماسیون اداری چیست.در پاسخ به این سوال باید گفت به طور کلی این اتوماسیون به سه دسته تقسیم می شوند که در ادامه بیشتر در مورد این دسته بندی ها صحبت خواهیم کرد.
- ذخیره سازی اطلاعات: اولین کاری که یک سیستم اتوماسیون اداری باید انجام دهد این است که اطلاعات مشخص شده را دریافت و آن ها را ذخیره سازی کند. این اطلاعات شامل مستندات گوناگون، فرم های اداری، فایل ها، تصاویر، متن و سایر داده های مختلف است.
- تبادل داده ها و اطلاعات: یکی از مهمترین قسمت های یک سیستم اتوماسیون اداری این است که روند انتقال اطلاعات را به این قسمتهای مختلف یک سازمان ساده سازی کند. این تبادل داده ها می تواند به وسیله پست الکترونیک، پیامک و یا پیام های درون سازمانی از طریق نرم افزارهای اتوماسیون انجام شود.
- مدیریت داده‌ها و اطلاعات: این قسمت از نرم افزارهای اتوماسیون اداری باعث می شود که بخش ذخیره سازی اطلاعات و تبادل داده ها بتوانند با هم ارتباط موثر و دقیقی داشته باشند از طرفی تحلیل اطلاعات برای مدیران در رده بالا ساده‌تر شود.
دو بعد اصلی سیستم های اتوماسیون اداری
دو بعد اصلی سیستم های اتوماسیون اداری چیست؟در ادامه این قسمت برای شما به صورت مختصر توضیح می دهیم تا بیشتر با این قضیه آشنا شوید:
- دریافت و نگهداری اطلاعات: همانطور که از اسم قسمت پیداست، سیستم های اتوماسیون اداری در بخش اول کارایی خود برای ما، اطلاعات و داده های مختلف را دریافت کرده و آنها را ذخیره می کنند. سپس منتظر فرمان بعدی شما می مانند، البته در نظر داشته باشید که ممکن است شما این فرمان را در همان ابتدای خرید یک نرم افزار اتوماسیون اداری صادر کنید، بعد بعدی این نرم افزار ها اجرای فرمان هایی است که از قبل برای آنها تعریف کردید.
- تبادل و ارسال اطلاعات: زمانی که سخن از سیستم‌های اتوماسیون اداری به میان می آید اولین چیزی که به ذهن ما خطور می کند نامه نگاری هایی است که با به میان آمدن این سیستم ها حذف می شود. این نرم افزارها باعث سریعتر شدن روند نامه نگاری و انتقال داده خواهند شد و بخش زیادی از اتلاف وقت و انرژی در این خصوص را کاهش می دهند.
در این مطلب از سایت یکان ما ضمن پاسخ به پرسش اتوماسیون اداری چیست، ویژگی های یک نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب را معرفی کردیم. امیدواریم با مطالعه این مطلب بتوانید اتوماسیون شرکت و کسب کار خود را انتخاب کنید.