نرم افزار بازرگانی در دنیای امروزی که خرید و فروش به عنوان یکی از مهمترین عملیات اجرایی برای کسب درآمد به حساب می آید، یکی از ابزارهای بسیار مهم و کارآمدی است که هر شرکت و سازمانی باید از آن استفاده کند. البته شاید امروز شاهد این موضوع باشیم که بعضی شرکت ها و فروشگاه ها از این نرم افزار استفاده نکنند، ولی اطمینان داشته باشید که در آینده تمام سازمان ها ملزم به استفاده از نرم افزار بازرگانی هستند. این نرم افزار ها به شکلی طراحی شده اند که با در اختیار دادن نسخه‌های مختلف به کاربران بتوانند به کمک بخش های مختلف یک شرکت بیاید و نیازهای آنها را برطرف کنند.
مدیریت فرآیندهای سفارشات و پیش فاکتورها، اعمال کنترل‌های متنوع در هنگام صدور فاکتورها، عملیات تسویه، ارتباط مستقیم با حسابداری و انبار و امکانات بیشماری که در این زیر سیستم دیده شده است قطعا نرم افزار بازرگانی را به دستیاری ویژه برای مدیران و ابزاری کارآمد برای کارکنان تبدیل می‌نماید. در ادامه این مطلب از گروه نرم افزاری یکان قصد داریم چه در مورد خصوصیات، امکانات و مزایایی که استفاده از نرم افزار بازرگانی می تواند برای شما به همراه داشته باشد صحبت کنیم و اطلاعات مفیدی را در این خصوص در اختیار شما قرار دهیم.
برنامه بازرگانی
برنامه بازرگانی یکی از مهم ترین نرم افزارهای استفاده شده در بیشتر کسب و کارهایی است که قصد استفاده از امکانات مدرن را دارند. در بسیاری از موارد کاربران صرفا اطلاعات مورد نظر خود را در فرم های مربوط به برنامه بازرگانی وارد می کنند و گزارشات مورد نیاز خود را نیز از نرم افزار بازرگانی دریافت می‌کنند که همین باعث شده از سایر نرم افزارها بی نیاز باشند. به زبان ساده نرم افزار بازرگانی محلی برای وارد کردن اطلاعات مربوط به اجناس خریداری شده و محصولاتی است که به فروش می روند و به مدیران شرکت این امکان را می دهد تا بر روی مواردی مانند کنترل اعتبار مشتریان، کنترل مانده حساب مشتریان، بررسی تحویل به موقع محصول، کنترل روی موجودی محصولات و سایر موارد دیگر نظارت داشته باشند.
امکانات نرم افزار بازرگانی
امکانات نرم افزار بازرگانی عبارتند از:
• امکان افزایش یا کاهش قیمت بر اساس آخرین فی بازار و اعمال آن بر روی قسمت های مختلف شرکت که با محصول در ارتباط هستند.
• نامحدود بودن تعداد لیست هایی که می توانید از آنها برای هر کالایی استفاده کنید.
• امکان مشخص کردن روش تصفیه که به صورت نقدی، اقساط یا چک بوده و همچنین اعمال آن بر روی فاکتور فروش.
• امکان ردیابی محصول، اعمال تخفیفات، اضافه کردن هزینه لوازم جانبی و…
• امکان جستجوی پیشرفته برای دسترسی به فاکتورها بر اساس نام خریدار، تاریخ فاکتور، نام فروشنده و…
• امکان اختصاص دادن انبار برای همه فاکتور یا برای فاکتور های مشخص
• مشخص کردن راننده و مسئول حمل و نقل محصولات
• امکان تنظیم فاکتورهای مختلف که دارای ستون های مختلفی هستند و به عبارتی برای شرکت شما به صورت اختصاصی استفاده می شوند.
• توانایی کپی کردن و جایگذاری کردن اجناس مختلف موجوددر فاکتور و جمع کردن اجناس تکراری در یک فاکتور به منظور منظم تر شدن آن
• مشخص کردن کسری و یا هزینه اضافه بر روی فاکتور تمام شده.
• مشخص کردن مبلغ اضافه برای هر ردیف کالا در فاکتور
• توانایی مشخص کردن تخفیف پلکانی و تخفیف تکی برای هر ردیف محصول در فاکتور
• مشخص کردن کالاهای خاص و تعیین لیست قیمت خرید و فروش جداگانه برای آنها
• امکان دسته بندی کردن فاکتور های بایگانی شده بر اساس پارامتر هایی که برای شما مهم است، همچنین در این قسمت باید به یاد داشته باشید که شما می توانید بی نهایت فاکتور را در هر چند دسته بندی که مدنظرتان است قرار دهید.
• دارا بودن یادآور اتوماتیک برای هر فاکتور اعلام زمان مقرر برای تسویه آن
• دارای امکان بایگانی کردن اطلاعات ضروری هر مشتری مانند شماره حساب، عکس، نمونه امضا شماره کارت
• توانایی مشخص کردن مشتریانی که نباید با آنها معامله کرد و یادآوری این موضوع در زمان فروش محصول
• دارا بودن انواع تنظیمات کنترلی برای اعمال تغییرات در زمان ثبت و صدور فاکتور برای مشتری
• صادر کردن سند حسابداری به صورت دستی یا خودکار و سازگاری آن با نرم افزار های حسابداری
• قابلیت صدور و ثبت رسید و برای محصولات خریداری شده یا تحویل گرفته شده.
• مشخص کردن انواع تسویه فاکتور مانند چک نقد اقساط و... که در این قسمت روز تسویه نیز مشخص خواهد شد.
• تعریف کردن گروه‌های مختلف اصلی و فرعی برای مشتریان و کد دهی به گروه های اصلی طبق اصولی که برای این کار وجود دارد.
• قابلیت کنترل فاکتور هایی که به صورت دستی وارد شده اند برای جلوگیری از مشکلات احتمالی
• امکان صدور فاکتور و پیش فاکتور و همچنین مشخص کردن باقیمانده فاکتور مشتریان برای سفارشات آتی
نرم‌افزار مدیریت بازرگانی
نرم افزار مدیریت بازرگانی معمولاً به عنوان یک نرم افزار مکمل به حساب می‌آید و در کنار سایر نرم افزارها مانند نرم افزار حسابداری و crm به اتوماتیک سازی قسمت های مختلف یک شرکت کمک می کند. دلیل اینکه در ابتدای مقاله گفت این شرکت‌ها در آینده ملزم به استفاده از این نرم افزار می باشند این است که طبق اخبار به دست آمده از وزارت بازرگانی، شرکت ها باید از این نرم افزار استفاده کنند و برای نظارت بهتر بر روی عملکرد آنها به پرتالی که برای این کار در نظر گرفته می شود متصل گردند.
مزایای نرم افزار مدیریت بازرگانی
نرم افزار برای شما مزایایی به همراه دارد که در ادامه آنها را با هم بررسی می کنیم:
• امکان اضافه کردن اسناد و اطلاعات مورد نیاز به فاکتور های دیجیتال
• همگام سازی ساده با سیستم های ارسال پیامک، ایمیل و یا پیام های درون سازمانی برای مشتریان و مدیران
• ارائه گزارش های آماری دقیق مربوط به موجودی انبار و وضعیت خرید
• بروزرسانی اتوماتیک اطلاعات
• حساب کردن اتوماتیک مالیات بر ارزش افزوده و ارائه دادن گزارش های استاندارد در این خصوص
• امکان اطلاع رسانی جشنواره های فروش به همراه جوایز و تخفیفات به مشتریان وفادار
• کاهش کاغذ بازی ها و روال های طولانی اداری
• کاهش دادن هزینه های شرکت
• افزایش کارایی و مدیریت بهتر اطلاعات در سازمان
• دسترسی داشتن دائمی و بسیار سریع به اطلاعات مورد نیاز.
