سی آرزوی امکان پذیر crm که هر مدیر یا مسئول پروژه ای در هر ابعاد برای پیشبرد و بهبود عملکرد مجموعه زیر نظر خود دارد، در این مطلب از سایت یکان آمده است. این سی آرزو امکان پذیر با استفاده از ابزارها و تخصص های مختلف موجود قابل برآورده شدن است. با ما همراه باشید تا دغدغه ها و روش پاسخ به این آرزوها را در ادامه بیان نماییم.
سی آرزوی امکان پذیر
سی آرزوی امکان پذیر هر کسب و کار با یکدیگر ممکن است متفاوت باشد ولی به طور کلی این سوالات در دسته بندی های زیر قرار می گیرند.
اطلاع از بازار فروش
- ای کاش میتونستم یه بانک اطلاعات کامل از بازار هدف کسب و کارم درست کنم؛ با این کار میتونستم یک بودجه ریزی دقیق مالی داشته باشم و سرمایه ای که در آینده برای حفظ یا توسعه کارم بهش نیاز دارم رو دقیق تخمین بزنم.
- ای کاش میشد از نگرانی جابجایی نیروهای فروشم خلاص بشم؛ اگر سابقه مذاکرات با مشتریان، قیمت های توافق شده و بقیه قول و قرارها در اختیارم بود، این طوری دیگه غم و غصه تحویل و تحول کارها و جابجایی نیروهام رو نداشتم.
- ای کاش میتونستم تقسیم کار درستی برای نیروهای فروشم داشته باشم؛ این طوری حیطه فعالیت هر کدومشون مشخص میشد و دیگه کمتر به پر و پای هم میپیچیدن. منم میتونستم دقیقتر به فعالیتهاشون نظارت کنم و ازشون کار تحویل بگیرم.
مدیریت تماس های تلفنی و ارتباطات
- ای کاش میشد مدیریت درستی روی تماسهای تلفنی سازمانم داشته باشم؛ به این ترتیب میفهمیدم چه مشتریانی بهمون زنگ زدن و یا ما امروز با چندتاشون تماس گرفتیم. میفهمیدم چند تا از تماسها موفق بوده و چندتاش تیری بوده به سنگ. اینطوری میتونستم هم ارزیابی بهتری روی عملکرد پرسنلم داشته باشم و تقسیم کار بهتری براشون انجام بدم و هم برای آینده کسب و کارم بهتر برنامه ریزی کنم. ضمنا جلوی تلفنای غیر ضروری رو هم میگرفتم.
- ای کاش میشد روابط کاری درون سازمانم رو بدرستی رصد کنم؛ اینکه چه کاری توسط چه کسی و در چه زمانی انجام و یا به دیگری ارجاع داده شده. با این روش میتونستم ارزیابی درستی از توانایی و سهل انگاری های احتمالی نیروهام داشته باشم.
اتوماسیون اداری
- ای کاش در سازمانم جای مطمئنی برای ارجاع و گردش به موقع کارها و گذاشتن یادآوری ها وجود داشت؛ با این وجود دیگه خیالم از بابت انجام به موقع و صحیح کارها و قرار و مدارها با مشتریها یا همکارام راحت میشد. اگه میشد این یادآوریها به غیر از روی میز کار یا داخل کارتابل، توی کامپیوتر و یا حتی به شکل اس ام اس روی گوشی خودم یا بقیه پرسنل هم وجود داشت، که دیگه نور علی نور.
- ای کاش میشد پروژه ها یا فرآیندهای کاری سازمانم رو سیستمی کنم؛ اینطوری میتونستم یه داشبورد هم داشته باشم که پیشرفت هر پروژه یا فرآیند رو به صورت تصویری و در لحظه داشته باشم.
- ای کاش میتونستم در آخر یکروز پر مشغله، با یک نگاه، گزارشی از فعالیت روزانه پرسنل سازمانم داشته باشم؛ به این ترتیب غیر از اینکه فعالیت اونا رو در طول یکروز ارزیابی میکردم، میتونستم عملکردشون رو تایید و یا نقطه نظرات و یا دستورات لازم رو همونجا براشون بذارم. اینطوری هم من در جریان کامل امور جاری سازمان هستم و هم اونها در اولین روز کاری بعدی، از نقطه نظرات سرپرستشون در ارتباط با آخرین فعالیتاشون با خبر میشدن.
- ای کاش در سازمانم محلی مطمئن برای ثبت یکپارچه مکاتبات و مستندات، قراردادها، صورتجلسات، تبلیغات و کاتالوگها، رزومه ها، دستورالعملها و آئیننامهها، تعرفه قیمتها، فرمها، مشخصات محصولات، تحقیقات و فاکتورها وجود داشت؛ محلی که هم از لحاظ امنیت مدارک خیالم رو راحت کنه و هم از بابت طبقه بندی صحیح و دسترسی سریع به اطلاعات و سوابق اونها، به علاوه خودم میتونستم تعیین کنم که چه کسی به چه مدارکی دسترسی داشته باشه.
- ای کاش جایی برای ساماندهی و کنترل آخرین وضعیت قراردادهای کاریم داشتم؛ جایی قابل اطمینان که هر وقت و هر زمان در دسترس باشه و فقط با یک نگاه و ظرف مدت چند ثانیه از آخرین وضعیت قراردادهای سازمانم مطلع بشم. با یک نگاه بتونم بفهمم چند تا قرارداد جاری یا خاتمه یافته دارم، چندتاش در شرف امضاست، چندتاش فسخ شده و یا با مشکل مواجه شده. اینطوری میتونم حتی گزارش دقیقی از وضعیت مالی قراردادهام داشته باشم و براشون برنامهریزی کنم. اینطوری میشد ادعا کرد که وضعیت کسب و کار و مشتریام تو مشتمه.
ارتباط با مشتری
- ای کاش تعداد و اطلاعات دقیق مشتریهام رو میدونستم؛ اینطوری میتونستم دقیقتر تصمیم بگیرم که با توجه به زمینه فعالیت یا موقعیت جغرافیایی مشتریهام، چند تا نیرو و با چه منابعی برای خدمت به اونها نیاز دارم. میتونستم با خیال راحت پرسنل اضافی سازمانم رو تعدیل یا نیروی جدید مناسب استخدام کنم.
- ای کاش میتونستم با استفاده از ابزار جدید، ارتباطاتم رو با مشتریهام گسترش بدم؛ اینروزا از نامه نگاری و فاکس گرفته تا اس ام اس و ایمیل و حتی تلگرام، روشهای مختلفی برای برقراری ارتباط و یا اطلاع رسانی به مشتریها وجود داره، چقدر خوب میشد اگر میتونستم با حداقل صرف زمان از همه این روشها برای مدیریت ارتباط با مشتریهام بهره ببرم.
- ای کاش اطلاعات دقیقی از سطح رضایت مشتریهام داشتم؛ اینطوری با توجه به اینکه هر مشتری در چه وضعیتی بسر میبره، میتونستم نقاط ضعف و قوت سازمانم رو شناسایی و براش برنامهریزی کنم.
- ای کاش میتونستم مشتریهام رو طبق سلیقه و نیاز خودم دسته بندی کنم؛ مثلا اگر میشد اونها رو بر اساس خصوصیات دلخواه، تعداد پرسنل، گردش مالی، دولتی یا خصوصی بودن، نوع فعالیت، موقعیت جغرافیایی، تعداد شعب، میزان سرمایه گذاریها، مبلغ قرارداد، وضعیت حساب، وسعت فیزیکی، میانگین سنی و… دسته بندی کنم، ارتباطات یا تبلیغاتم رو هدفمندتر انجام میدادم.
امنیت اطلاعات
- ای کاش میشد خیالم از بابت حفظ محرمانگی اطلاعات کسب و کارم راحت بشه؛ اینطوری میدونستم توی سازمانم چه کسی به چه آمار و اطلاعاتی دسترسی داره.
- ای کاش میشد اطلاعات مربوط به مشتریها، پروژههاشون، مذاکرات، صورتجلسات، قراردادها و حتی فاکتورهای صادره برای اونها رو یکجا و در یک سیستم داشت؛ این کار باعث انسجام بیشتر در مدیریت ارتباط با مشتریها میشه. مطمئنم اینطوری تصمیمات دقیقتری در رابطه با هر کدومشون میتونم بگیرم.
- ای کاش میشد بیرون از سازمان و حتی در سفر و ماموریت که هستم فعالیت کسب و کارم رو زیر نظر داشته باشم؛ اینطوری فقط با داشتن یک لپ تاپ متصل به اینترنت، مثل اینه که توی دفتر کار و پشت میز خودم نشستم و خیالم راحته که همه چیز سر جای خودشه.
حسابداری
- ای کاش جایی وجود داشت که میشد در یک نگاه گزارش عملکرد مالی کسب و کارم رو به تفکیک مشتری، پروژه، بازه زمانی، ریالی، واحد سازمانی و پرسنلی داشته باشم؛ اینطوری میتونستم بفهمم که مثلا در چه ماهی از کدوم پروژه و کدوم مشتری، چقدر درآمد داشتم یا چقدر هزینه کردم و این درآمد یا هزینه توسط کدوم بخش سازمان یا کدوم یک از پرسنلم حاصل شده.
- ای کاش میتونستم در لحظه، از وضعیت مالی مشتریها یا شرکای تجاریم با خبر بشم؛ به این ترتیب در معاملات و قراردادهای کسب و کارم با دقت بیشتری عمل میکردم و میدونستم با مشتریهای بد حساب چیکار کنم. اینطوری دیگه از یه سوراخ چند بار گزیده نمیشدم! به علاوه خودمم هیچ وقت پیش دیگران بد حساب نمیشدم.
- ای کاش میشد گزارش دقیقی از وضعیت ضمانت نامه های جاری و باطل شده سازمانم داشته باشم؛ یا حتی ضمانت نامه هایی که از مشتریان دست منه. خیلی وقتها اطلاع دقیق نداشتن از وضعیت ضمانت نامه های موجود و یا تمدید نشدن به موقع اونها، دردسرهای بزرگی رو در قراردادها برام درست کرده.
وبلاگ و ثبت اطلاعات
- ای کاش در سازمانم محلی برای ثبت و انتقال تجربیات وجود داشت؛ با این روش در صورت برخورد با مشکلات، به راحتی میشه با رجوع به گذشته و مرور مشکلات قبلی از راه حلهای تجربه شده مطلع و بهترین تصمیمات رو گرفت. اینطوری ریسک ترک کار پرسنل هم پایین میاد چون تجربیاتشون در مواجهه با مشکلات در جایی مطمئن ثبت شده.
- ای کاش میشد وقتی یکی از پرسنل در سازمان حضور نداره، خیالم از بابت کارهای جاریش راحت باشه؛ به این ترتیب از بابت صحت تحویل و تحول کارها و به تاخیر نیفتادن قرارهای روزانه و قولهای مشتریها مطمئنم. در ضمن اینجوری میدونستم هیچ کاری هیچوقت بدون مسئول روی زمین نمیمونه.
امنیت نرم افزار
- ای کاش میشد یه جوری خیالم از بابت شرکت ارائه دهنده همچین نرم افزاری هم راحت بشه؛ مثلا اگر مطمئن میشدم این نرم افزار توسط شرکتی نوشته شده که حداقل 20 ، 30 سال سابقه کار داره، یا مثلا رتبه بندی شورایعالی انفورماتیک کشور رو داره و یا عضو خوشنام سازمان نظام صنفی رایانه ای کشوره، خیالم از بابت اعتبار و پشتیبانی های بعدیش راحتتر میشد.
- ای کاش میتونستم بدون دغدغه وجود خطا، فرآیندهای سازمانم رو به همچین نرمافزاری بسپارم؛ آخه نداشتن خطا برای چنین نرم افزاری خیلی اهمیت داره. کوچکترین خطاها میتونه منجر به بی نظمی و یا حتی خسارت های جبران ناپذیری بشه. اگه میفهمیدم شرکتی که همچین نرم افزاری رو عرضه میکنه، خودش اولین و پر و پا قرص ترین استفاده کنندشه، میتونستم بیشتر بهش اعتماد کنم.
- ای کاش میشد خیالم از بابت پشتیبانی و توسعه همچین نرم افزاری هم راحت باشه؛ بالاخره ممکنه داخل سازمان من فرآیندهایی وجود داشته باشه که جای دیگه نباشه، اگر شرکتی بتونه پا به پای خواسته های سازمانم مشاوره مناسبی بده و احیانا تغییرات مورد نیاز رو برام داخل چنین نرم افزاری بذاره، دیگه از خدا چی میخواستم.
بهترین شرکت نرم افزاری
- ای کاش همه این آرزوها یکجا و در قالب یک نرم افزار برآورده میشد؛ وجود چنین نرم افزاری علاوه بر اینکه سرعت و دقت انجام کارها رو چند برابر میکنه، میتونه به عنوان یک مشاور امین و یک مدیر داخلی هوشیار و بی طرف داخل سازمان نقش ایفا کنه.
- ای کاش چنین نرم افزاری با توجه به فرهنگ و نیاز سازمانهای داخل کشور نوشته و تدوین میشد؛ بومی بودن فرآیندهای یک نرم افزار علاوه بر اینکه خیال آدم رو از بابت دغدغههای جاری راحت میکنه، میشه مطمئن بود در ارتباط با قوانین داخل کشور هم فکر همه جا رو کرده.
- ای کاش همچین نرم افزاری بتونه با بقیه نرم افزارهای سازمانم لینک بشه؛ مثلا اگه یه جوری بشه ارتباطش با حسابداری یا انبارداری یا حقوق و دستمزد یا … برقرار بشه، دیگه کار اضافه ای به عهده هیچ کدوم از پرسنل گذاشته نمیشد. اینطوری هم توی وقت صرفه جویی میشه و هم مقاومت استفاده از یه نرم افزار جدید توی سازمان به حداقل میرسد.
شرکت نرم افزاری یکان
- ای کاش میتونستم از شرکتی که یه چنین نرم افزاری رو ارائه میکنه، بقیه نرمافزارای مورد نیاز سازمانم رو هم تهیه کنم؛ اینطوری دیگه خیالم به طور کامل از بابت یکپارچگی و پشتیبانی نرم افزارهام راحت میشد. به علاوه میدونم برای مشاوره یا رفع مشکلات نرمافزاریم با یه شرکت معتبر طرفم.
- ای کاش اگرم یه چنین نرم افزاری پیدا بشه، قیمتش اونقدری نباشه که دود از سر همه بلند شه؛ توی این اوضاع و احوال اقتصادی، بالاخره حساب دو دو تا چهار تاست دیگه. باید یه چیزی برای سازمان بخری که هم بودجه اش موجود باشه و هم قانع کردن هیئت مدیره خیلی سخت نباشه. اگه خریدش توجیه اقتصادی مناسبی داشته باشه و در حداقل زمان بتونه هزینه خودشو در بیاره و به سود آوری برسه، توی خریدش شک نمیکنم.
