تعریف سیستم ادواری و دائمی در علم حسابداری و حسابرسی از تعاریف اصلی محسوب می گردد. در شرکت ها و مشاغل مختلف برای نگهدار ی حساب موجودی کالاها بسته به نوع خدمات و محصولات از سیستم حسابداری ادواری یا دائمی استفاده می گردد. معمولا برای اجناس ارزان که خرید و فروش بالایی داشته و هزینه نگهداری آنها بیشتر از ارزش ذاتی آنها است، سیستم حسابداری ادواری تعریف می گردد.
برای کالاهای گران قیمت و ارزشمند مانند جواهرات، مبلمان، اتومبیل و … که لازم است میزان دقیق کالا را در هرلحظه داشته باشیم و تفاوت اندک در میزان موجودی کالا ممکن است ضرر زیادی داشته باشد، از سیستم حسابداری دائمی استفاده می گردد. از دیگر تفاوت های این دو سیستم حسابداری در ثبت موجودی کالا و امکان گزارش گیری مالی است که در روش ثبت دائمی راحت و مطمئن تر است به همین دلیل این روش گرانتر بوده و برای همه مشاغل به صرفه نخواهد بود. در ادامه این مطلب از سایت یکان، به تعریف سیستم ادواری و دائمی و بیان روشهای ارزیابی موجودی کالا می پردازیم.
حسابداری بازرگانی به روش دائمی و ادواری
حسابداری بازرگانی به روش دائمی و ادواری همانطور که در بالا اشاره شد در نوع ثبت موجودی کالاها با یکدگر تفاوت دارند. در روش ادواری شما لازم نیست خرید کالاها را در حساب موجودی کالا ثبت کنید و بعد از هر دوره زمانی مثلا چند ماهه،میزان موجودی کالا ثبت می گردد و در طی این دوره ثبت گردش مالی به صورت مستقیم در این حساب صورت نمی گیرد و در طی هر دوره زمانی موجودی کالا برابر موجودی ثبت شده در اول دوره در نظر گرفته می شود. به همین دلیل سرعت و سهولت این روش بیشتر است اما درکنار آسان بودن روش ادواری، مشکلاتی را نیز به همراه دارد.
در روش حسابداری دائمی، با خرید یا فروش هر محصول، باید در حساب موجودی کالا ثبت شود و در هر لحظه میزان دقیق موجودی کالا در انبار مشخص است. معمولا در شرکت ها از روش ثبت ادواری به دلیل شفافیت کمتر و عدم امکان گزارش گیری در هر لحظه، کمتر استفاده می شود.
ثبت تخفیفات نقدی خرید در روش دائمی
ثبت تخفیفات نقدی خرید در روش دائمی کاملا مشخص است و در زمان فروش هر کالا در کنار قیمت تمام شده کالای فروش رفته، می تواند محاسبه گردد. در روش ثبت دائمی حساب ها، به طور کلی حساب تخفیفات وجود ندارد و با کسر قیمت فروش از قیمت خرید هر کالا و مقایسه با سود در نظر گرفته شده از قبل، این مقدار قابل محاسبه است ولی معمولا ثبت تخفیفات نقدی خرید در روش دائمی انجام نمی گیرد. در روش ثبت موجودی کالا ادواری به دلیل عدم ثبت قیمت فروش و میزان فروش هر کالا، امکان محاسبه قیمت کالای تمام شده وجود ندارد.
صورت سود و زیان در سیستم ادواری
صورت سود و زیان در سیستم ادواری به این صورت است که حساب معین موجودی کالا در اول هر دوره به اندازه ارزش کالاهای موجود به صورت بدهکار ثبت می گردد.در این زمان حساب معین کالا بدهکار می شود و حساب موجودی کالا تغییری نمی کند. در هنگام خرید، هزینه های اضافه مانند حمل و نقل در حساب موجودی کالا وارد نمی شود.در زمان فروش یا خارج شدن کالاها نیز حساب موجودی کالا تغییری نمی کند و تنها زمانی که بهای تمام شده کالا را می شود محاسبه نمود، در زمان پایان دوره مالی است.
در روش ثبت ادواری در انتهای هر دوره مالی، موجودی کالا ثبت شده و ارزش موجودی بر اساس یکی از روش های گردش بهای تمام شده محاسبه می گردد و با کسر این مقدار از بهای تمام شده کالاهای آماده برای فروش (شامل مجموع موجودی اولیه و خرید های اضافه شده طی دوره مالی) میزان بهای تمام شده کالاهایی که در این دوره به فروش رفته را می شود محاسبه نمود.
ارزش کالای آماده برای فروش درپایان هر دوره مالی = ارزش موجودی در ابتدای دوره + خرید موجودی طی دوره
بهای تمام شده کالای فروش رفته = ارزش کالای آماده برای فروش منهای ارزش موجودی در پایان دوره در پایان هر دوره مالی
روشهای ارزیابی موجودی کالا
روشهای ارزیابی موجودی کالا به طور کلی بر اساس یکی از سه روش زیر انجام می گیرد که عبارتند از:
روش اولین صادره از اولین وارده (FIFO)، روش اولین صادره از آخرین وارده (LIFO) ، روش میانگین موزن (Weighted Average )
مقادیر به دست آمده از این سه روش متفاوت بوده و مقادیر مختلف سود، بهای تمام شده و میزان موجودی کالا را بر اساس هر روشی که محاسبه کنیم،بقیه مقادیر نیز باید با همان روش محاسبه گردد. در اینترنت نمونه های زیادی از این سه روش وجود دارد ولی روش ارزیابی اولین صادره از آخرین وارده در حال حاضر مرسوم نبوده و رایج نیست.
به طور خلاصه شما می توانید در هر شغلی با توجه به حساسیت داده های عددی و میزان ریسک پذیری خود یکی از روش های سیستم ثبت موجودی کالا دائمی یا ادواری را به کار ببرید. توجه داشته باشید که روش ثبت دائمی دقیق تربوده ولی هزنه بالایی دارد و برای کالاهایی که ارزش آنها از هزینه نگهداری آنها بیشتر است مناسب است.روش ثبت ادواری راحت تر است و در کالاهایی که امکان عمده فروشی داشته و به مشخص بودن میزان موجودی دقیق در لحظه نیازی نیست مناسب تر خواهد بود.
شما می توانید نرم افزار حسابداری ثبت موجودی کالا را آسان تر و مطمئن تر انجام دهید. نمونه های ایرانی و خارجی زیادی از نرم افازارهای حسابداری در اینترنت وجود دارد که ممکن است از دقت و امنیت بالایی برخوردار نباشد.سعی کنید از نرم افزارهای دارای استاندارد و مجوزهای نرم افزاری استفاده نمایید. امیدواریم برای ثبت اسناد و حساب های خود با استفاده از نرم افزارهای سایت یکان تجربه خوبی از خرید و فروش های خود داشته باشید.
