نرم افزار اتوماسیون اداری

مشخصات عمومی نرم افزار اتوماسیون اداری یکان:

1. معماری مبتنی بر Microsoft Framework ASP .NET
2. پايگاه داده MS SQL Server
3. استفاده از تکنولوژی AJAX که سرعت اجرای نرم افزار را بهبود میبخشد.
4. نصب سریع و آسان نرم افزار
5. امنیت بالای سیستم و کد شدن اطلاعات از Server به Client ها
6. راهنمای آنلاین روی کلیه فرمهای نرم افزار
7. پیام های کوتاه روی کلیه موارد و داده های درون نرم افزار جهت راهنمایی سریع کاربر
8. نمایش تقویم و تاریخ شمسی و میلادی و تایپ فارسی در بخش های مختلف بدون نیاز به تغییر زبان در ویندوز
9. نمایش مشخصات وضعیت کاربران فعال در محیط اتوماسیون
10. امکان توزیع بانک های اطلاعاتی اتوماسیون اسناد اداری و تعریف اتوماسیون های متعدد برای مکان های مختلف با مدیریت یکسان
11. ساختار چند لایه ای محیط اتوماسیون مبتنی بر XML که طراحی صفحات و پیام ها را خارج از نرم افزار قابل طراحی می کند.
12. مدیریت ساخت بانک ها، جداول اطلاعاتی و پیش فرض های آن با استفاده از دیتا دیکشنری موجود مبتنی برXML

امکانات عمومی نرم افزار

1. کنترل صحت اطلاعات هنگام ورود، توسط نرم افزار
2. نصب راحت، تنها بر روي يک کامپيوتر و استفاده در کل سازمان
3. قابليت ارتباط مديران و کاربران از طريق خط تلفن، اينترانت يا اينترنت
4. امکان ايجاد، پيگيري وکنترل مکاتبات داخلي بين واحدها شماره گذاري خودکار
5. امکان مشاهده عملکرد کاربران (وضعيت تاخير در انجام کارها(
6. امکان ايجاد تدابير امنيتي براي جلوگیري از دسترسي هاي غير مجاز
7. امکان ضميمه کردن فايلهاي صوتي، تصويري، متني،PDF و …
8. امکان استفاده از امضاي ديجيتال بصورت کد شده
9. امکان تنظیم و فعال نمودن يادآوري سيستم با شرایط دلخواه برای هر کابر جهت پیگیری موارد مورد نظر در هر بخش
10. پشتیبانی از پروتکل ECE و ارسال خودکار جهت ارتباط با سایر اتوماسیون ها
11. ارسال و دریافت خودکار فاکس ها

اطلاعات پايه نرم افزار

1. تعريف انواع نامه مانند نامه، فاكس، تلگرام، يادداشت، حكم و …
2. تعريف انواع طبقه‏ بندي نامه مانند عمومي، عادي، محرمانه، خيلي محرمانه و …
3. امكان تعیین مهلت اقدام
4. تعريف انواع موضوع نامه مانند عمومي، بخشنامه، صورتجلسه، ارسال فرم و …
5. تعريف انواع دبيرخانه ‏هاي محلي
6. تعريف انواع وضعيت كنوني نامه مانند اصل، كپي و المثني
7. تعريف دستگاه‏ ها و اشخاص (حقيقي و حقوقي) طرف مكاتبه
8. تعريف مسئولان سازمان به همراه مشخصات فردي و سمت هر يك
9. تعريف نام و سمت مسئولان دستگاه‏ ها و اشخاص (حقيقي و حقوقي) طرف مكاتبه در خارج از سازمان
10. تعريف جانشين براي هر يك از مسئولان ارجاع و پيگيري و امكان تفويض اختيار كاربران
11. تعريف انواع شرح ارجاع
12. تعريف پايه شاخص سال (دستور شروع سال جديد را تعيين مي‏كند(
13. تعريف قالب شماره نامه صادره در هر دبيرخانه
14. تعريف آدرس پست الكترونيكي، آدرس پستي و شماره تلفن كاربر (دفتر تلفن(
15. امكان وجود تقويم به صورت شخصي و عمومي

عمليات مربوط به نامه ‏هاي وارده

1. امكان ثبت مشخصات نامه وارده شامل شماره، تاريخ، موضوع، اطلاعات دستگاه يا شخص (حقيقي يا حقوقي) فرستنده، تاريخ و ساعت ورود نامه، ‌نوع تحويل و …
2. امكان ثبت مشخصات فرستنده، گيرنده‏ و ثبت كننده نامه (جهت رديابي فيزيكي نامه(
3. اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به صورت خودكار
4. امكان ثبت نامه ‏هاي مرتبط اعم از پيرو و عطف
5. امكان ثبت پيوست‏ هاي نامه
6. امكان ثبت رونوشت‏ هاي نامه
7. ثبت ارجاعات به هر تعداد، اطلاعات مربوط به بخش يا شخصي كه نامه به وي ارجاع شده، تاريخ و ساعت ارجاع و مهلت اقدام
8. امكان خواندن نامه از طريق فايل و يا از طريق اسكن كردن نامه و يا دريافت از طريق فاكس توسط نرم افزار
9. امكان ثبت نامه با شماره آزاد
10. امكان تهيه و چاپ رسيد نامه براي ارائه به تحويل دهنده
11. امكان الصاق انواع ضمائم و پيوستها شامل متن، عكس، فيلم و صدا به نامه مورد نظر
12. امكان تهيه و ثبت متن هامش و هامش ‏نويسي متعدد

عمليات مربوط به نامه ‏هاي صادره

1. ثبت مشخصات نامه صادره شامل شماره، تاريخ، موضوع، اطلاعات دستگاه يا شخص (حقيقي/حقوقي) گيرنده نامه، نوع تحويل و…
2. امكان ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه صادره
3. امكان صدور نامه‏ صادره به دستگاه ‏هاي اجرايي و اشخاص (حقيقي و حقوقي) با حفظ سابقه
4. امكان تايپ و ويرايش نامه‏‎ها در داخل برنامه
5. امكان تهيه پيش‏نويس نامه و تصحيح مكرر آن تا مرحله نهايي
6. امكان تبديل پيش‏نويس تأييد شده به نامه
7. امكان تشكيل فهرست مخاطبان براي نامه ‏هايي با موضوعات و متون يكسان و ارسال گروهي نامه ‏ها
8. امكان تأييد نامه صادره از طرف مقامات مربوط
9. امكان ثبت نامه‏ هاي مرتبط اعم از پيرو و عطف
10. امكان شماره گذاري نامه صادره مطابق ساختار شماره‏‎گذاري مورد نظر سازمان
11. اختصاص شماره انديكاتور به همراه تاريخ ثبت به نامه صادره
12. امكان ارسال نامه از طريق فاكس توسط سيستم
13. امكان تعيين تعداد و نوع پيوست‏ هاي نامه صادره
14. امكان ارسال تصوير نامه ارسالي به صورت اسكن شده

عمليات مربوط به مكاتبات داخلي

1. امكان ايجاد، پيگيري و كنترل مكاتبات داخلي بين واحدها
2. امكان ثبت نام و سمت فرستنده و گيرنده
3. امكان تعيين تعداد و انواع پيوست هاي نامه
4. درخت عملیات و ارجاعات روی مکاتبات داخلی و خارجی

عمليات مربوط به گردش مكاتبات و كارهاي اداري

1. امكان ايجاد كارتابل الكترونيكي و امكان مشاهده كارتابل توسط افراد مجاز
2. توزيع نامه‏ هاي وارده به كارتابل مسئولان و ارجاع نامه ‏هاي وارده و كارهاي مرتبط از طريق كارتابل
3. امكان اعلام دريافت نامه جديد
4. امكان تعيين نامه‏ هاي مرتبط اعم از صادره، وارده و داخلي و تعيين نوع اقدام و اولويت زماني انجام كار
5. امكان طبقه ‏بندي نامه‎ها براساس نوع نامه‏، نوع طبقه‏ بندي، نوع ارسال،‌ ارجحيت و… به همراه طبقه‏ بندي موضوعات نامه
6. امكان ارجاع نامه‏ به صورت تصوير یا صوت
7. استفاده و كنترل تاريخ در كليه مراحل گردش مكاتبات (درج تاريخ مشاهده توسط مسئول انجام كار، تاريخ شروع اقدام، تعيين تاريخ انتظار پاسخ و…)
8. امكان استفاده از کد امضاي ديجيتال
9. امكان اعلام موافقت يا عدم موافقت با كارهاي انجام شده و صدور دستورهاي بعدي
10. اعلام وضعيت كارهايي كه عمليات آن خاتمه نيافته است
11. امكان كنترل، پيگيري و مشاهده گردش ارجاعات شامل فهرست ارجاع دهندگان و اقدام كنندگان به صورت درختواره
12. امكان ثبت نامه‏ هاي بدون شماره مانند درخواست‏ هاي شخصي يا نامه‏ هاي ارباب‏ رجوع و دسترسي سريع به اين نامه ‏ها در آينده

عمليات مربوط به پيگيري و رديابي مكاتبات و كارهاي ارجاع شده

1. امكان پيگيري نامه وارده و روند حركت يك نامه در تمام واحدهاي سازمان
2. تعيين مهلت اقدام پاسخ براي هر نامه وارده یا داخلي
3. پيگيري مراحل مختلف كار از طريق كارتابل، دستيابي به علل تأخير در انجام كارها، رديابي وضعيت فعلي آن و نتايج اقدامات انجام شده روي نامه
4. انجام پيگيري توسط خود سيستم به صورت خودكار، ارسال پيام هاي پيگيري، جويا شدن نتيجه كار و ارائه هشدار در مورد ديركرد اقدامات (هم به شخص ارجاع‏ دهنده و هم به شخص ارجاع شونده(
5. امكان پيگيري كليه دستورها و پيام هاي ارسال شده و پيگيري مستمر اقداماتي كه بايد تا تاريخ معيني انجام شوند و تأخير دارند.
6. امكان پيگيري و رديابي مكاتبات سال هاي قبل
7. امكان پيگيري ارجاع نامه‏ ها از طريق جستجو در شماره، تاريخ، موضوع، نام دستگاه يا شخص (حقيقي و حقوقي) فرستنده، نام دستگاه يا شخص (حقيقي و حقوقي) گيرنده و …

عمليات مربوط بـه بايگاني

1. امكان ايجاد و انجام امور مربوط به بايگاني سازمان توسط نرم افزار
2. امكان ايجاد پرونده‏‎هاي كاركنان به اختصار
3. امكان بايگاني نمودن مكاتبات تحت شماره‏ هاي دلخواه
4. امكان به گردش انداختن نامه ‏هاي بايگاني شده
5. امكان ايجاد پرونده ‏هاي شخصي براي هر يك از كاربران و ذخيره‏ سازي نامه‎هاي مربوط در آنها

عمليـات مربـوط بـه ارتبـاطـات

1. تعريف انواع شبكه مورد پشتيباني سيستم جهت اتصال كاربران سازمان به سيستم از طريق شبكه محلي موجود در ساختمان مركزي
2. امكان ارجاع مكاتبات به واحدهاي مختلف با توجه به شبكه بودننرم افزار
3. امكان مبادله اسناد با استفاده از فاكس توسط نرم افزار
4. امكان اتصال كاربران از طريق خطوط تلفن و يا از طريق اينترنت
5. امكان استفاده همزمان چند ايستگاه (كاربر) و تغيير همزمان اطلاعات

عمليات مربوط به گزارش‏ ها و مشاهدات

1. تهيه گزارشهاي دلخواه به صورت پارامتريك (Report Generator) و امكان چاپ، ذخيره ‏سازي و بازيابي نتايج
2. امكان گزارش‏گيري از مكاتبات صادره، وارده و داخلي و گزارش از گردش نامه در سازمان
3. امكان گزارش‏گيري از نامه‎هاي در دست اقدام و مكاتبات بدون پاسخ
4. امکان ايجاد انواع گزارش ‏هاي فهرستی و آماری
5. امكان گزارش‏گيري و مشاهده نامه‏ هايي كه تحت عنواني خاص يا در محدوده زماني مشخص ارسال شده ‏اند
6. امكان تهيه گزارش مربوط به ارجاعات، پيگيري و سوابق نامه‏ ها
7. امكان گزارش‏گيري از دفتر انديكاتور
8. امكان گزارش‏گيري از حجم مكاتبات انجام شده در واحدها و همچنين تعداد نامه‏‎هاي ارسالي و دريافتي مربوط به سازمان
9. امكان مشاهده عملكرد كاربران (وضعيت سرعت يا تأخير در انجام كارها و علل آن(
10. امكان مشاهده و گزارش‏گيري از پيام‏‎ها و دستورها و امكان مشاهده كارتابل مكاتبات و پيام هاي ارسالي و حذف شده
11. امكان گزارش‏گيري و مشاهده دفتر تلفن و نشاني‏ هاي پستي و پست الكترونيك
12. انعطاف‏پذيري در نمایش یا ذخیره تصاوير مانند: چرخش، تعيين مقياس تصوير، بزرگ نمايي، كوچك نمايي و …

امنيت و حدود دسترسي

1. امكان ايجاد و تعريف كاربران و تعيين محدوده مجاز اجراي عمليات كاربري
2. امكان تعريف سطوح دسترسي سمت ‏ها به انواع مكاتبات طبقه‏ بندي شده (جهت حفاظت اسناد(
3. امكان تهيه پشتيبان از اطلاعات نرم افزار
4. امكان ايجاد تدابير امنيتي براي جلوگيري از دسترسي‏ هاي غيرمجاز
5. امكان ثبت كليه وقايع نرم افزار

برخی از مشتریان نرم افزار اتوماسیون اداری یکــــان